Migración de ERP en la nube: tiempos, costos y otras consideraciones

El camino de migración a la nube de un ERP tiene 6 pasos con los que se complementa el ciclo, algunos son administrativos, otros operativos y al final por supuesto los tecnológicos. 

La idea de migrar tu SAP, Odoo, o cualquier otro; debe de ser medible, programable y sobre todo alcanzable, es por esto que se necesitan algunas cuestiones estratégicas para hacerlo de manera exitosa. 

Para iniciar, es necesario agregar un punto importante, que sería contar con un equipo que te acompañe durante todo el proceso, que idealmente debería estar conformado por las siguientes recomendaciones: 

• Partner del ERP
• Partner de la nube (AWS por ejemplo)
• Equipo de TI encargado
• Equipo administrativo de supervisión.

¿Por qué involucrar al equipo administrativo? No olvidemos que el usuario en cualquier cuestión tecnológica siempre debe de ser el protagonista, y es por esto que el equipo administrativo debe de ser parte del proyecto para cuestiones de estimación de tiempos, ventanas de mantenimiento y si hubiera cambios en los procesos de acceso al ERP. 

Elige la tecnología de nube según las necesidades de tu empresa. 

Ahora bien, los 6 pasos para la migración del ERP son:  

1. Definición
2. Objetivo
3. Estimación 
4. Forma 
5. Momento 
6. Transformación.

Definición

El primer paso es revisar y analizar la decisión de migrar a la nube, tomando en cuenta estos aspectos: en cuanto tiempo, para qué o por qué. 

Detectar primeramente cuáles necesidades de negocio se resuelven con esto. Puede pasar que se cuente con un problema en el ERP, sin contemplar que se pueda resolver en la nube, y entonces al momento de hacer una investigación se detecta una posible solución. 

En este paso, si el por qué es un problema sobre el ERP, es imprescindible la garantía de validad si se resuelve con nube, o si es un tema de implementación. Inclusive, muchos de los problemas de un ERP es la resistencia de los usuarios a utilizarlo y continuar con sus procesos anteriores. 

Al tomar la decisión definitiva, es importante motivarse por el interés de explorar las necesidades que se pueden satisfacer con una solución ERP. De esta manera, se da cabida al siguiente paso.

Objetivo

El definir un objetivo dentro de cada proyecto es importante, ya que no solamente el objetivo es resolver un problema de costos o de desempeño, sino que debemos de ponerlo en tiempos, metas de ventas, etc. Por ejemplo:

• “Con la migración se pretende que el 100% de los usuarios pueda utilizar el sistema." 
• “Con la migración se incrementará la capacidad de generar facturas en un 50%”.
• “Con la migración el 100% de la plantilla externa acelerará sus cierres”. 
  
  

Esto es muy importante para el siguiente paso, para hablar de temas de costos, tiempos, alcances; ya que el contar con una estimación bien definida hace una gran diferencia. 

Estimación 

Una vez que se entiende el por qué y el cuándo, más los objetivos; se procederá a realizar una cotización para este proyecto. Para ello, es valioso tener claro aquellos aspectos como: 

• Usuarios concurrentes. 
• Estadísticas de desempeño del servidor actual en CPU, memoria, etc.
• Usuarios totales. 
• Conexión al sistema de manera remoto. 
• Esquemas de respaldos. 
• Esquema de plan de recuperación ante desastres. 
• Características de la base de datos. 
• Características del servidor actual. 
  

Además de conocer la infraestructura actual, posteriormente hay que definir: 

• Especificaciones del sistema para uso en tipos de servidores. 
• Temas de licenciamiento para autoescalado. 
• Planes de crecimiento del sistema. 
• Si incluye desarrollo o adecuaciones. 
• Métricas de desempeño del aplicativo. 

Sin olvidar: 

• ¿Cuándo se quiere hacer la implementación? 
• ¿Con cuánto presupuesto se cuenta?
• ¿Qué parte de todo el proyecto son las más importantes? 

Y de esta lista, se suma el siguiente punto a continuación.

Forma

Hay varios caminos de hacer la migración, el más sencillo se llama Lift and Shift, es decir, se lleva una replica tal cual de lo que se tiene actualmente, lo que facilita para los partners la migración completa y dejándolo operando de manera transparente para los usuarios. 

Existe otra manera, que es re-implementando el sistema para aprovechar si es que hubiera algunos errores en la implementación inicial. 

Cabe resaltar, que el Lift and Shift si lleva un esquema de proponer instancias más acordes conforme al análisis de los datos del punto anterior, por lo que no precisamente será un servidor igual, la idea de ser optimizado es solo la forma. 

Para este punto, existen herramientas en AWS que facilitan la migración haciendo de manera rápida la copia; de todos modos, en temas de seguridad, redes, puertos, directorios, es punto y aparte.  

Momento

Debemos ser cuidadosos al elegir el tiempo para hacer la migración, aunque sea algo controlado técnicamente, los usuarios no deben de notar ningún cambio. Por lo que cuando se haga el switch hacía productivo debe de ser transparente. Sin embargo,  se requerirán algunas ventanas de mantenimiento y dependiendo de la condición crítica de la operación, se podría definir el día. 

Aparte del día o periodo en particular, un plan de trabajo debe de incluir un periodo de apoyo para estar supervisando que todo funcione de manera adecuada. Así como una capacitación previa, por si los usuarios se conectan de manera diferente, si se establecieron políticas fuertes de respaldo, hasta para hacer pruebas de seguridad y de recuperación. 

Transformación

Una vez que se esté en la nube, se debe de buscar la innovación y cambio constante.  Puede ser optimizar la infraestructura hacía esquemas de pago diferentes, añadir servicios que complementen las tareas del ERP, mover algunos otros procesos que se involucran con el ERP, transformarlos hacía esquemas serverless, entre otros  ejemplos. 

Con estos 5 pasos te aseguramos que el camino será más sencillo y sin duda, exitoso. 

¡Platícanos como te fue en la implementación dejando un comentario!

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